プランナー直伝！返信ハガキを使用して簡単に席次表を完成させるコツ♪

結婚式準備は意外と提出物が多くて大変！

そして、避けて通れないのが席次表の作成ですね。

人数が多ければ多い程、悩んで難航するこの作業に多くの時間を費やする新郎新婦も多いのです。

中には、席次表を提出する打合せの予定が「忙しくて作ってこれなかった～泣」というカップルも。

そんな時はお客様と一緒に考えて席次表を作る事もあります。

なので、今回は私が新郎新婦によくお伝えする返信ハガキを利用して席次表を簡単に完成させる方法を、伝授したいと思います！

席次表とは

席次表とは、披露宴時のゲストの座席表の事です。

親族席や来賓席などがあり、更に両親の席が決まっていたり、来賓席については上座の順番など細かいマナーがあります。

打合せでテーブル配置を教えてもらうのですが、実際にどこに誰が座るのかを決めるのは新郎新婦です。

席次表のフォーマットは式場によって異なるので、手書きだったり入力する方法などがあります。

出来上った席次表は当日のしおりとしてゲストに配ったり、式場スタッフが使用したりと、結婚式当日もとても重要な資料となります。

席次表の作り方

招待状の返信ハガキの締切が来たら、早速席次表を作り始めましょう。

1. 返信が来ていないゲストに出欠確認をする
2. ハガキをグループごとに分ける
3. 更にテーブルごとに分ける
4. グループをどのテーブルに配置するか決める
5. ハガキを隣同士にしたいゲスト順に並べる

この5stepで席次表が簡単に作成出来ますよ♪

1.返信が来ていないゲストに出欠確認をする

全てのゲストの出欠がわからないので、なかなか席表の作成に取り掛かれないという意見をよく聞きます。

早い方は送ってすぐに返信をくれるのですが、締切日を過ぎてもなかなか返事が来ないゲストも。

なので、返信ハガキの締切日になっても出欠の連絡が来ていないゲストには、確認の連絡を入れてみましょう。

もちろん、出席出来るかわからなくて返信出来ていないゲストもいると思いますが、中には純粋に返信を忘れているゲストもいます。

仲良しで出席するのが当たり前と思っている人ほど、返信を忘れているケースが多いようです。

結婚式をすると聞いた瞬間から気持ちは行く事になっているので、ハガキを返す事自体が頭にないのだとか笑

口頭で確認出来たゲストの名前は予備のハガキやメモ紙に書きましょう。

まだ、出席がハッキリしないゲストは保留とわかる様にマークをつけておいて、とりあえず出席者として人数カウントしておいて下さい。

2.ハガキをグループごとに分ける

まず、保留のゲストも含めた出席のハガキと欠席のハガキで二つに分けます。

そして、出席ハガキをグループごとに振り分けましょう。

例えば、新郎親族、新婦親族、新郎友人、新婦友人、新郎会社、新婦会社という感じです。

3.更にテーブルごとに分ける

グループごとに分けたハガキを今度は更にテーブルごとに分けましょう。

会場によって1つのテーブルに座れる最大人数が異なりますので、打合せの時に聞いたテーブル内の最大人数以下に収まる様に振り分けます。

例えば、最大12名掛けのテーブルなら、12名以下に収まる様にグループを作ります。

先程分けたグループから更に、新郎親族①、新郎親族②、新婦会社(役職)、新婦会社(同僚)、という風にもっと細かく分かれていくイメージです。

但し、会場に置ける最大のテーブル数以下で振り分けるのを忘れずに！

最大15テーブル入る会場なら、15グループ以下に収めなければいけません。

4.グループをどのテーブルに配置するか決める

ここまでグループの振り分けが完了したら、それぞれのグループをどのテーブルに配置するかを決めます。

これも打合せ時に親族席や来賓席の上座の順番などの説明があるのでそれに従います。

ちなみに、祝儀制であれば親族席は一番後ろの列になりますし、会費制であれば一番前の両端という風に異なります。

ハガキのグループをテーブルの配置に合わせて並べてみるとレイアウトイメージが付きやすいのでオススメですよ！

5.ハガキを隣同士にしたいゲスト順に並べる

グループ分けが出来てテーブルの配置も決まったら、後はテーブル内で座る位置を決めます。

隣同士にしたいゲストが順番になる様にハガキを並べ変えましょう。

夫婦やお子様連れ、仲良し同士という風にどんどん繋げていくのです。

あとは、式場のフォーマットに従い、手書きや入力などでゲストの名前を席次表に入れていくだけで完成です♪

関係が分からない場合は詳しい人に相談しよう

親族や来賓席に関しては関係が分からず、どこに座ってもらったら良いか悩む事も。

そんな場合は詳しい人に相談をするのも大切です。

例えば、親族間の関係がわからない場合は、両親に相談をするのがベスト。

場合によっては親族の配置は親御様に委ねて決めてもらう事も多い様です。

来賓席の配席に悩んだ場合は職場の先輩に相談をするのも良いですね。

過去に結婚式があった時はどんな並びにしていたのかなど、アドバイスをもらって考えるのが◎

最終的にはゲストが楽しく食事を出来る配置にする事が重要です。

まとめ

今回は、結婚式準備で重要な席次表の簡単作成方法についてお伝えさせてもらいました。

返信ハガキでグループ分けをする事で、漠然と一人ずつ名前を埋めていくよりも頭が整理出来て作業がはかどりますよ。

席次表に悩む時間も短縮出来るのでとてもオススメの方法です！

是非、参考にしてみて下さいね♪